dokumentowanie kosztów w kpir

Dokumentowanie kosztów w KPiR

Przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mogą ujmować w niej te wydatki, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz zostały odpowiednio udokumentowane.

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Dokumentowanie kosztów w KPiR zostało szczegółowo doprecyzowane a rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Dokumentowanie kosztów w KPiR – faktury

Faktura jest podstawowym dokumentem funkcjonującym w obrocie gospodarczym. Z racji tego, to właśnie ona stanowi podstawowy dokument potwierdzający poniesienie firmowych kosztów. Faktura powinna określać:

  • strony transakcji (nazwa oraz adres kupującego i sprzedającego),
  • NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę wystawienia oraz datę sprzedaży,
  • numer faktury,
  • przedmiot sprzedaży/zakupu,
  • ceny itd.

Ponad to podstawę zapisów w księdze mogą stanowić faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne które zostały wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dokumentowanie kosztów – dowody wewnętrzne

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

  • zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  • zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
  • kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
  • zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
  • wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
  • opłat sądowych i notarialnych;
  • opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
  • wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Dokumentowanie kosztów w KPiR – pozostałe dowody księgowe

Podstawą zapisów w księdze poza fakturami i dowodami wewnętrznymi mogą być:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
  • dowody przesunięć;
  • dowody opłat pocztowych i bankowych;

Zobacz też:

Rozliczenie VAT przy odwrotnym obciążeniu w praktyce

Odprawa dla pracownika

Kontrola GIODO w przedsiębiorstwie