Faktura to najczęściej używany w obrocie dokument, który potwierdza sprzedaż/zakup. Wystawienie takiego dowodu sprzedaży jest pierwszym elementem procesu związanego z obowiązkiem podatkowym. Dlatego też ważne jest by faktura zawierała wszystkie niezbędne przepisami prawa (ustawa o VAT) elementy. Jak zabrać o to by spełnić ustawowe wymogi? - wybrać dobry program do fakturowania. Jednak jak to zrobić? Zobacz na co zwrócić uwagę wybierając odpowiedni program do fakturowania!

Program do fakturowania - jaki powinien być?

Podstawowymi cechami każdego narzędzia do dokumentowania sprzedaży powinny być:

- wygoda

Z programu do fakturowania korzystamy bowiem codziennie nie może więc on nam utrudniać pracy a powinien ją wspomagać. Dlatego też zwracamy uwagę na intuicyjność oraz łatwość obsługi.

- zgodność z prawem podatkowym

Narzędzie takie jak program do fakturowania musi być perfekcyjnie zaprojektowane ale w zgodzie z przepisami prawa podatkowego. A ponieważ prawo się cały czas zmienia to dobry program musi reagować natychmiast nawet na drobne aktualizacje w przepisach. Sprawdzić to można na podstawie informacji od twórców systemu o dotychczasowych aktualizacjach.

- zgodność z RODO

Wystawianie wiąże się z podawaniem na nich dany osobowych stąd program do fakturowania obowiązkowo musi też zapewniać ich prawidłową ochronę.

- użyteczność i kompleksowość

Najlepsze, zaawansowane programy do fakturowania online umożliwiają budowanie katalogów towarów i usług, domyślne uzupełnianie danych i weryfikowanie kontrahentów oraz automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych.

Wybierając zatem program do fakturowania warto się przyjrzeć dokładnie tym cechom i sprawdzić, czy będzie je posiadał.

Automatycznie tworzone katalogi - super wygoda i łatwa kontrola

Możliwość budowania katalogu towarów i usług to podstawowa użyteczność, która ułatwia życie każdemu
przedsiębiorcy. Nie trzeba bowiem każdorazowo, podczas wystawiania faktur, wprowadzać danych takich jak nazwa, cena, stawka VAT itd. bowiem podpowiada to sam system z utworzonego automatycznie katalogu. Poza tym ta funkcja pozwala kontrolować to co jest na stanie, dzięki temu wiemy od ręki jakich produktów nie brakuje, a jakie trzeba uzupełnić i domówić. Dzięki temu przedsiębiorca może w łatwy sposób panować nad zachowaniem ciągłości funkcjonowania firmy co jest nieocenioną zaletą bez której prowadzenie sprzedaży byłoby mocno uciążliwe.

Dane kontrahentów - dostępne błyskawicznie

Łatwe i wygodne wprowadzanie danych - wystarczy wpisać numer NIP a reszta, jak nazwa i adres,
uzupełnią się automatycznie. Dodatkowo kontrahent jest od razu zapisywany w bazie, czyli na liście wszystkich kontrahentów, która jest zawsze do dyspozycji. W dowolnym momencie można z niej swobodnie korzystać, oszczędzając czas. Wystawienie faktury zajmuje nam dzięki temu tylko chwilkę bo dane uzupełniają się błyskawicznie bez konieczności każdorazowego ich wpisywania.

Weryfikowanie kontrahentów - sprawdzasz cenne informacje

W dobrze zaprojektowanym programie do fakturowania błyskawicznie sprawdzimy również, czy
nasi kontrahenci są faktycznie rzetelni. Skąd będziemy to wiedzieć? Bo dobry system fakturujący ma dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów czyli integrację z krajowymi wywiadowniami gospodarczym.
Dodatkowo rewelacyjną funkcją jaką posiadać może program do fakturowania jest możliwość weryfikacji partnerów biznesowych w bazie Ministerstwa Finansów i VIES. Ma to kluczowe znaczenie przy bezpieczeństwie faktur, jak i przy płatnościach split payment. Integracja z tymi instytucjami daje nam informację, czy kontrahent regularnie płaci podatek VAT. Dlaczego jest to istotne? Bowiem płacąc za transakcję w gotówce lub na rachunek kontrahenta niezarejestrowany w urzędzie skarbowym narazić się możemy na konieczność "wyrzucenia" z kosztów zakupów nawet jeżeli są one w pełni firmowe.

Automatyczne księgowanie faktur - użyteczność i wygoda

Profesjonalny program do fakturowania to również opcja automatycznego księgowania wystawianych faktur. Co to znaczy? - że od razu do odpowiednich ewidencji księgowych trafiają poszczególne dokumenty,
a to zapewnia porządek i przejrzystość. System samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku
podatkowego i poprawnie księguje zdarzenie więc nie ma obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na mandat czy wykroczenie skarbowe.

Jeszcze więcej funkcji - przykład programu do fakturowania wFirma.pl

Wymienione funkcjonalności powinny być trzonem dobrego i profesjonalnego programu do fakturowania online. Jest jednak dużo więcej rzeczy jakie można zyskać wybierając dobry system, o czym łatwo się przekonać korzystając z tego, co ma do zaproponowania wFirma.pl. A mianowicie program ten pozwala dodatkowo między innymi:

  • automatycznie zaplanować wysyłkę listów przypominających (w formie e-mail) o opłacie,
  • przesyłać informację o fakturze za pośrednictwem SMS-a,
  • usprawnić jeszcze bardziej otrzymanie zapłaty dzięki możliwości przesyłania faktur elektronicznych wraz z linkiem do bezpośredniej płatności
  • tworzyć analizy dotyczące np. sprzedaży, przychodów czy przepływów pieniężnych.

Ponadto dodatkowe funkcje odnoszą się też do sprzedaży abonamentowej, czyli co okresowego generowania faktur i wysyłania ich do klienta.

System fakturujący pomaga nam dobrze posługiwać się jednymi z ważniejszych dokumentów sprzedaży - fakturami. Dzięki temu zyskujemy gwarancję lepszej obsługi zleceń (możemy skupić się na sprzedaży a nie sprawdzaniu przepisów) i pewność, że nie zapomnimy o obowiązkach podatkowych.