Księgowanie faktury za hotel i parking

Rozliczanie delegacji
Rozliczanie delegacji

Z rolą przedsiębiorcy często wiążą się wyjazdy służbowe, a w nich częstymi wydatkami są te na hotel. Księgowanie faktury za hotel nie należy do skomplikowanych, ale konieczne jest pamiętanie o kilku zasadach i wyjątkach.

Odliczenie VAT od usług noclegowych

Ustawa o VAT wymienia kilka wyjątków, w przypadku których nie jest możliwe odliczenie podatku. Zgodnie z art. 88 ust 1 należą do nich m.in. usługi noclegowe i gastronomiczne. Nie jest zatem ważne czy wydatek związany jest z działalnością opodatkowaną czy też nie – odliczenie VAT nie przysługuje.

Księgowanie faktury za hotel w KPiR

Wartość brutto wydatku na nocleg przedsiębiorcy ujmuje się w kosztach firmowych. Księgowanie faktury za hotel może odbywać się dwojako:

  • poprzez rozliczenie wyjazdu służbowego, w którym zbiorczo ujmowana jest cała wartość poniesionych wydatków i diet,
  • bezpośrednio jako pojedynczy dokument do KPiR.

Podstawą księgowania jest otrzymana faktura bądź rachunek od hotelu i w obydwu przypadkach zapis trafi do kolumny 13 Pozostałe wydatki.

Warto pamiętać, że inne wydatki takie jak np wynajem sali konferencyjnej w hotelu, dają prawo do odliczenia podatku VAT. Wtedy też do KPiR co do zasady powinna trafić kwota netto opłaty na wynajem sali wraz z kwotą brutto za nocleg.

Księgowanie opłat za parking hotelowy

Jeśli na fakturze za nocleg doliczona jest opłata za parking, to księgowanie tej pozycji zależne jest od kilku czynników. Po pierwsze, należy wziąć pod uwagę czy pojazd, którym się poruszamy zobowiązuje do prowadzenia kilometrówki. Zwolnienie z niej będzie obowiązywać w przypadku samochodów osobowych, które:

  • stanowią środek trwały w firmie,
  • są użytkowane w ramach umowy leasingu.

W przypadku samochodów, do których konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, wydatek za parking trafi do kosztów w ramach wyznaczonego kilometrówką limitu. Gdy pojazd nie wymaga prowadzenia ewidencji, wydatek w całości trafi do kosztów.

Drugim aspektem jest prawo do odliczenia VAT. W przypadku samochodów osobowych w użytku mieszanym przysługuje odliczenie 50% VAT a pozostała kwota stanowi koszt. 100% odliczenia VAT możliwe jest tylko w przypadku:

  • zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na VAT-26,
  • prowadzenia bardzo szczegółowej kilometrówki dla celów VAT wraz ze wskazaniem stanów licznika,
  • wprowadzenia regulaminu użytkowania samochodu w firmie.

Opłata za parking stanowi pozostały wydatek w firmie, księgowany w kolumnie 13 KPiR.

Zobacz też:

Rozliczenie zaliczki

Jak zaksięgować zakup na raty?

Katalog Stron