Koronawirus (COVID-19) spędza sen z powiek nie tylko służbie zdrowia ale i przedsiębiorcom jak i ich księgowym. Biura rachunkowe mają problem z terminowym rozliczeniem podatków a przedsiębiorcy z ich zapłatą. Jak mogą sobie pomóc? Zobacz jak przygotować się na zarządzanie biurem rachunkowym w kryzysie.

Co boli biura rachunkowe w dobie koronawirusa?

Zakaz wychodzenia z domu - ten apel dotyczy zarówno księgowych jak i przedsiębiorców, co prowadzi do problemów:

  • przedsiębiorcy nie dostarczą dokumentów na czas do biura rachunkowego;

  • księgowe nie będą miały narzędzi do rozliczania przedsiębiorców we własnych domach, bowiem większość biur rachunkowych korzysta z oprogramowania stacjonarnego czyli zainstalowanego w siedzibie, co uniemożliwia księgowym zalecaną przez Ministra Zdrowia pracę zdalną.

Dlatego też dobry program do rozliczania podatków to podstawa by zrealizować zarządzanie biurem rachunkowym w kryzysie.

Jak biuro rachunkowe może walczyć z koronawirusem?

Zapobiec paraliżowi związanemu z kwarantanną domową może praca zdalna. Dla biura rachunkowego najlepszym i najbardziej odpornym na czynniki kryzysowe rozwiązaniem jest wybór dobrego, elastycznego i profesjonalnego oprogramowania. Dlaczego wybór oprogramowania jest taki ważny? Może bowiem rozwiązać problemy zarówno biur rachunkowych jak i przedsiębiorców. Sprawdźmy w jaki sposób na przykładzie programu do księgowości online mb24.pl.

Dostarczanie dokumentów na czas bez wychodzenia z domu

Dzięki rozwiązaniom jakie proponuje księgowość online przedsiębiorca i księgowa mogą bezpiecznie razem pracować na jednym systemie. Co ważne mogą to robić bez wzajemnego spotykania się czy ciągłego telefonowania. Rozwiązanie jakie proponuje system mb24.pl to pełna mobilność. System jest w tzw chmurze co znaczy że dzięki połączeniu z internetem przedsiębiorca może “wrzucić” pliki, zdjęcia czy skany faktur do systemu, które w tym samym momencie zobaczy u siebie księgowa. No dobrze, przedsiębiorca może to samo zrobić dzięki zwykłej poczcie e-mail (trudności w systematycznym porządkowaniu maili oraz wymiana pracowników powodują że już na tym etapie e-mail nie jest dobrym rozwiązaniem do komunikacji przedsiębiorca-biuro rachunkowe) ale zobaczmy dalej.

Dostępność programu w każdym miejscu i w każdym czasie

Przewagą dobrych i profesjonalnych rozwiązań jakie daje księgowość online to możliwość korzystania z każdego miejsca i o każdym czasie. Co to znaczy? Księgowa może pracować na swoim systemie zarówno w biurze jak i w domu bez konieczności realizowania trudnych instalacji i bez konieczności posiadania wysoko wyspecjalizowanego sprzętu. Wystarczy zwykły komputer/laptop z łączem internetowym a system księgowości online wraz ze wszystkimi danymi dotąd w nim wprowadzonymi będzie w nim dostępny. Przedsiębiorca również może posiadać dostęp do tego samego systemu (oczywiście ze względów bezpieczeństwa zakres wprowadzania przez przedsiębiorcę zmian jest ograniczony), co daje możliwość w każdej chwili dołączania dokumentów zakupowych (faktur, rachunków, skanów biletów itp) w postaci zdjęcia, pliku czy skanu. Co więcej daje przedsiębiorcy stałą możliwość podglądu sytuacji firmy (m.in. jej przychodów i kosztów, zysku, statystyk sprzedaży) bez konieczności kontaktowania się bezpośrednio z księgową. W momencie dołączenia przez przedsiębiorcę dokumentów księgowa od razu widzi je na swoim profilu.

Z dokumentami sprzedażowymi jest jeszcze łatwiej. Dzięki pracy na jednym programie przedsiębiorcy i księgowej, firma może wystawić fakturę bezpośrednio w systemie, dzięki czemu taki przychód jest od razu zaksięgowany i widoczny dla księgowej, która wystarczy że sprawdzi poprawność bez konieczności tracenia czasu na wprowadzanie dokumentu do programu.

Dostarczenie informacji o wysokości podatków do zapłaty bez konieczności spotykania się z przedsiębiorcą

Dodatkowym atutem rozwiązań księgowości online mb24.pl jest możliwość publikowania podatków oraz ich wysyłki sms czy e-mail (wybór należy do przedsiębiorcy). Dzięki możliwościom technicznym i profesjonalnym oprogramowaniu dedykowanym dla księgowych i przedsiębiorców praca zdalna, czy praca w innych niż standardowe godziny, biurom rachunkowym jest nie straszna. W ten sposób księgowa nie musi się martwić, że nieprzewidziane zdarzenia, takie jak kwarantanna z powodu koronawirusa, spowodują opóźnienia w rozliczaniu podatkowym i narażą na ewentualne konsekwencje skarbowe klienta.

Brak konieczności instalacji i automatyczne aktualizacje

Przewagą rozwiązań online jest również kwestia łatwej instalacji a w zasadzie jej braku. System mb24.pl nie potrzebuje żadnych skomplikowanych instalacji. Wystarczy otworzyć kartę przeglądarki internetowej, wpisać swój login i hasło i już. Nie ma potrzeby pobierania plików i ich instalacji na konkretnym sprzęcie. System księgowości online mb24.pl będzie zatem działał w każdym miejscu z dostępem do internetu. Dużym udogodnieniem są też w pełni automatyczne i darmowe aktualizacje.

System mb24.pl posiada dużo więcej efektywnych rozwiązań zarówno dedykowanych biuru rachunkowemu jak i przedsiębiorcy. W artykule tym wskazano jedynie te najbardziej podstawowe, które w dobie kryzysu są niezbędne do terminowego i prawidłowego rozliczania.

Zarządzanie biurem rachunkowym w kryzysie - przeniesienie danych możliwe w każdej chwili

Dobrze zarządzane systemy księgowości online mają dodatkowo jeszcze jedną dobrą cechę - można na nie przejść w dowolnym momencie w trakcie roku. Jest to realne z uwagi na wprowadzone mechanizmy:

  • Sumaryczne przeniesienie podsumowania kolumn z kpir na koniec miesiąca/kwartału;

  • Możliwość uzupełnienia kwoty do przeniesienia nadwyżki VAT z poprzedniego miesiąca;

  • Odnotowanie opłaconych już w trakcie roku zaliczek na PIT oraz składek ZUS do odliczenia;

  • Szybkie uzupełnienie bazy kontrahentów dzięki rozwiązaniu CRM i integracji z bazą GUS;

  • Import produktów do magazynu z innych systemów. 

Oczywiście jak mówi znana maksyma “lepiej zapobiegać niż leczyć”, dlatego nie warto odwlekać decyzji o zmianie oprogramowania. Każdy bowiem z nas chociaż raz w życiu miał taką sytuację, że odłożył coś na później a potem wrócił do tego dopiero w dobie kolejnego pożaru (kryzysu) gdy było już za późno.